Compliance Definitionen

Ethischer Kodex für die Mitglieder des Vorstands und den Leiter Finanzen und Controlling (Principal Accounting Officer)

Der Prüfungsausschuss des Aufsichtsrats der ALTANA Aktiengesellschaft (das „Unternehmen“) hat diesen Ethischen Kodex (der „Kodex“) erarbeitet und beschlossen, der für die Mitglieder des Vorstands, und den Leiter Finanzen und Controlling (Principal Accounting Officer) (die „Führungskräfte“) gelten soll.

Der Zweck dieses Kodex ist die Förderung

• von aufrichtigem und ethischem Verhalten;
• der Vermeidung von Interessenkonflikten;
• der vollständigen, fairen, korrekten, zeitgerechten und verständlichen Offenlegung;
• der Einhaltung von geltenden Gesetzen, Vorschriften und Regelungen;
• der unverzüglichen internen Berichterstattung von Verletzungen des Kodex; und
• der Verantwortlichkeit für die Einhaltung dieses Kodex.

1. Aufrichtiges und ethisches Verhalten

Jede der Führungskräfte ist dem Unternehmen gegenüber zu einem Handeln mit dem höchsten Maß an Integrität verpflichtet. Dies erfordert unter anderem ehrliches und offenes Verhalten in den Grenzen der für das Unternehmen erforderlichen Vertraulichkeit und die Einhaltung eines hohen ethischen Geschäftsstandards. Eine Täuschung und eine Unterordnung von Prinzipien sind damit nicht vereinbar.

2. Vermeidung von Interessenkonflikten

Jede der Führungskräfte ist dem Unternehmen gegenüber verpflichtet, die Geschäftsinteressen des Unternehmens in Übereinstimmung mit geltenden Gesetzen und diesem Ethischen Kodex zu fördern, wann immer sich eine Gelegenheit hierzu ergibt und nicht zuzulassen, dass das Streben nach persönlichem Gewinn oder Vorteil die Durchführung seiner oder ihrer Aufgaben für das Unternehmen behindert.

Ein „Interessenkonflikt“ besteht, wenn die Privatinteressen einer Führungskraft in irgendeiner Weise mit den Interessen des Unternehmens kollidieren, oder wenn auch nur ein solcher Anschein erweckt wird. Jede Situation, die für eine Führungskraft einen Interessenkonflikt darstellt, würde aller Wahrscheinlichkeit nach auch dann einen Interessenkonflikt darstellen, wenn sich diese Situation auf ein Mitglied seiner oder ihrer Familie bezieht. Ein Interessenkonflikt kann beispielsweise dann entstehen, wenn eine Führungskraft Handlungen vornimmt oder Interessen wahrnimmt, die es für sie schwierig machen, ihre Aufgaben in dem Unternehmen objektiv und effektiv zu erfüllen. Interessenkonflikte können auch entstehen, wenn eine Führungskraft oder ein Mitglied seiner oder ihrer Familie aufgrund der Stellung der Führungskraft in dem Unternehmen unangemessene persönliche Vorteile erhält.

Interessenkonflikte sollten vermieden werden und sind als Teil der Unternehmenspolitik untersagt, es sei denn, sie wurden vom Prüfungsausschuss des Unternehmens genehmigt. Wenn sich eine Führungskraft eines Interessenkonflikts oder einer materiellen Transaktion oder Beziehung, von der in vernünftiger Weise erwartet werden kann, dass sie zu einem solchen Interessenkonflikt führt, bewusst wird oder davon erfährt, so ist sie verpflichtet, den Sachverhalt unverzüglich mit dem Vorsitzenden des Prüfungsausschusses zu diskutieren und, sofern der Interessenkonflikt nicht genehmigt wird, alle notwendigen oder geeigneten Maßnahmen zu ergreifen, um den Konflikt beizulegen.

Beispiele für eindeutige Interessenkonfliktsituationen, die stets mit dem Vorsitzenden des Prüfungsausschusses des Unternehmens besprochen werden sollten, umfassen das Folgende:

• alle bedeutsamen Beteiligungen an einem Lieferanten oder Kunden;
• jede beratende oder beschäftigungsbezogene Beziehung mit einem Lieferanten, Kunden oder Mitbewerber;
• jede Geschäftstätigkeit außerhalb des Unternehmens, die die Fähigkeit einer Führungskraft nachteilig beeinflusst, seinen oder ihren Verantwortlichkeiten innerhalb des Unternehmens angemessene Zeit und Aufmerksamkeit zu widmen;
• der Erhalt von nicht unwesentlichen Geschenken von einer Firma, zu der das Unternehmen aktuelle oder künftige Geschäftsbeziehungen unterhält;
• die Wahrnehmung einer Position, welche die Beaufsichtigung, Überprüfung, oder die Einflussnahme auf die Arbeitsplatzbewertung, das Gehalt oder die Leistungen eines direkten Familienangehörigen der Führungskraft beinhaltet; und
• der Verkauf oder Kauf von irgendetwas an bzw. von dem Unternehmen, außer zu den gleichen Verkaufs- und Lieferbedingungen, wie sie auch für vergleichbare Führungskräfte oder Organmitglieder für den Kauf oder Verkauf gelten.

3. Vollständige, faire, genaue, zeitgerechte und verständliche Offenlegung

Jede Führungskraft ist dazu verpflichtet, die für das Unternehmen in Deutschland geltenden Offenlegungs- und Veröffentlichungspflichten sowie die Geschäfts- und Finanzabläufe des Unternehmens zu kennen und die für die Offenlegung und Veröffentlichung geltenden Kontrollen und Verfahren zu kennen und einzuhalten, so dass die Berichte und andere Dokumente des Unternehmens, die den Wertpapieraufsichtsbehörden in Deutschland vorgelegt oder an sie eingereicht werden, in jeder materiellen Hinsicht die geltenden Wertpapiergesetze und die damit zusammenhängenden Regeln und Vorschriften erfüllen.

In Ausübung seiner oder ihrer Pflichten ist es jeder Führungskraft verboten, Fakten hinsichtlich des Unternehmens wissentlich falsch darzustellen oder Andere dazu zu bewegen, Fakten hinsichtlich des Unternehmens Anderen gegenüber falsch darzustellen, gleichgültig, ob innerhalb oder außerhalb des Unternehmens, einschließlich gegenüber unabhängigen Prüfern des Unternehmens, Aufsichtsbehörden und Selbstregulierungsorganisationen. Es wird davon ausgegangen, dass eine Führungskraft Fakten falsch dargestellt hat, wenn er oder sie beispielsweise materiell falsche oder irreführende Angaben in die Finanzabschlüsse oder -protokolle des Unternehmens oder einer seiner Tochtergesellschaften vornimmt, dies Anderen gestattet oder sie dazu anweist. Das gleiche gilt, wenn die Führungskraft es versäumt, materiell falsche oder irreführende Finanzabschlüsse oder -protokolle zu korrigieren, ein Dokument unterzeichnet oder einem Anderen die Unterzeichnung eines Dokuments gestattet, das materiell falsche oder irreführende Informationen enthält oder in falscher Weise oder gar nicht auf Anfragen von den Prüfern des Unternehmens reagiert.

Die Führungskräfte nehmen, unter anderem, eine beaufsichtigende Rolle in Hinsicht auf die gesetzlich vorgeschriebenen Veröffentlichungen des Unternehmens sowie in Hinsicht auf andere öffentliche Kommunikationsvorgänge, die das allgemeine Geschäft, Betriebsergebnisse, die Finanzsituation und die Aussichten des Unternehmens betreffen, war. Eine angemessene Beaufsichtigung beinhaltet sowohl die genaue Überprüfung und kritische Analyse einer vorgeschlagenen Offenlegung auf Korrektheit und Vollständigkeit (oder, soweit angemessen, das Delegieren dieser Aufgabe an Andere), als auch in angemessenem Ausmaß die gemeinsame Beratung mit anderen Führungskräften und Angestellten des Unternehmens mit dem Ziel, eine vollständige, faire, korrekte, zeitgerechte und verständliche Veröffentlichung zu erzielen. In Ausübung dieser Tätigkeit ist jede Führungskraft verpflichtet, sowohl die Form, als auch die sinngemäße Bedeutung aller geltenden Gesetze, Verordnungen, behördlichen Vorschriften und Bilanzierungsgrundsätze einzuhalten.

4. Einhaltung von geltenden Gesetzen, Vorschriften und Regelungen

Die Unternehmenspolitik beinhaltet die Einhaltung aller Gesetze, Verordnungen und behördlichen Vorschriften, die auf das Gebiet, in dem das Unternehmen geschäftlich tätig ist, anwendbar sind. Jede betroffene Führungskraft ist persönlich dafür verantwortlich, die Standards und Beschränkungen einzuhalten, die von diesen Gesetzen, Verordnungen und behördlichen Vorschriften auferlegt werden und insbesondere auch für die Einhaltung jener, die sich auf Sachverhalte der Bilanzierung und Abschlussprüfung beziehen.

5. Unverzügliche interne Berichterstattung von Verletzungen des Kodex

Der Prüfungsausschuss des Unternehmens ist für die Anwendung dieses Kodex auf spezifische Situationen, in denen sich möglicherweise Fragen ergeben, verantwortlich, und er hat die Befugnis, diesen Kodex in jeder bestimmten Situation zu interpretieren. Eine Führungskraft, die sich einer bestehenden oder möglichen Verletzung dieses Kodex bewusst wird oder davon erfährt, ist verpflichtet, den Vorsitzenden des Prüfungsausschusses des Unternehmens unverzüglich hiervon in Kenntnis zu setzen. Das Versäumnis, dies zu tun, stellt selbst eine Verletzung dieses Kodex dar. Um die Berichterstattung von Verletzungen zu fördern wird das Unternehmen in Bezug auf Berichte, die in gutem Glauben erstattet wurden, keine Vergeltungsmaßnahmen ergreifen und das Ergreifen von Vergeltungsmaßnahmen auch nicht gestatten.

6. Verantwortlichkeit für die Einhaltung des Kodex

Der Prüfungsausschuss des Unternehmens wird für die Untersuchung jeder gemeldeten Verletzung dieses Kodex alle Maßnahmen ergreifen, die er als angemessen betrachtet. Im Falle einer Verletzung wird das Unternehmen, nach Beratung mit dem Prüfungsausschuss des Unternehmens, jede disziplinarische oder präventive Maßnahme ergreifen, die es als angemessen betrachtet. In Anwendung solcher Maßnahmen wird das Unternehmen nach den folgenden Verfahren vorgehen:

• Verletzungen und mögliche Verletzungen werden dem Prüfungsausschuss des Unternehmens gemeldet.
• Der Prüfungsausschuss des Unternehmens wird alle Verletzungen und möglichen Verletzungen, die ihm gemeldet wurden, untersuchen und er kann bei der Durchführung dieser Untersuchung die Hilfe des Chefsyndikus des Unternehmens in Anspruch nehmen.
• Stellt der Prüfungsausschuss des Unternehmens fest, dass es zu einer Verletzung gekommen ist, so informiert er den Aufsichtsrat.
• Nach der Benachrichtigung, dass es zu einer Verletzung gekommen ist, empfiehlt der Aufsichtsrat dem Vorstand, eine solche disziplinarische oder präventive Maßnahme zu ergreifen, die er für angemessen hält, bis zu und einschließlich einer Entlassung oder, im Falle einer kriminellen Handlung oder eines sonstigen schweren Gesetzesverstoßes, der Benachrichtigung der zuständigen Behörden.
• Alle Änderungen oder Ausnahmen in Bezug auf diesen Kodex werden, im erforderlichen Umfang und gemäß den für das Unternehmen geltenden Regeln und Vorschriften unverzüglich offen gelegt.

Wesel, den 20. September 2007

Dr. Klaus-Jürgen Schmieder
(Vorsitzender des Prüfungsausschusses)