Corporate Governance

Mindestens einmal im Jahr beschäftigen sich Vorstand und Aufsichtsrat mit den Regelungen des Deutschen Corporate Governance Kodex und überprüfen, welche Empfehlungen und Anregungen ALTANA auch als nicht börsennotierte Aktiengesellschaft befolgen kann und welche unter Berücksichtigung der Aktionärsstruktur der Gesellschaft sinnvollerweise angewendet werden sollen. 

ALTANA befolgt bzw. wird die überwiegende Mehrheit der anwendbaren Empfehlungen des Deutschen Corporate Governance Kodex in der aktuellen Fassung vom
7. Februar 2017 befolgen. Dies gilt insbesondere für die Empfehlungen hinsichtlich der Zusammenarbeit zwischen Vorstand und Aufsichtsrat, der Zusammenarbeit des Aufsichtsratsvorsitzenden mit dem Gesamtgremium, des Umgangs mit Interessenkonflikten der Aufsichtsratsmitglieder, der Errichtung und Zusammensetzung von Ausschüssen sowie in Bezug auf die Abschlussprüfung. 

Leitung und Kontrolle

Der Vorstand der ALTANA AG besteht aus drei Mitgliedern, die vom Aufsichtsrat für die Dauer von fünf Jahren bestellt wurden. Zu den Auswahlkriterien gehören Erfahrung, wirtschaftliche und fachliche Expertise, aber auch Sachverstand in Bezug auf Fragen der Ökologie und gesellschaftlicher Verantwortung. Auch Überlegungen hinsichtlich der Vielfalt (Diversity) fließen in die Auswahlüberlegungen mit ein. Die Vorstandsmitglieder leiten das Unternehmen eigenverantwortlich und sind allein dem Interesse der Gesellschaft verpflichtet. Der Vorstand bildet gemeinsam mit den Geschäftsbereichsleitern sowie ausgewählten Leitern zentraler Funktionsbereiche die Unternehmensleitung. In diesem Gremium werden in regelmäßigen Sitzungen die Geschäftsentwicklung, wesentliche Geschäftsvorfälle, aber auch Pläne für die zukünftige Entwicklung der Gruppe sowie Fragen der Nachhaltigkeit diskutiert und beraten. 

Der Aufsichtsrat der Gesellschaft besteht aus zwölf Mitgliedern. Die Hälfte von ihnen sind Arbeitnehmervertreter, die entsprechend dem Mitbestimmungsgesetz durch die deutschen Konzernmitarbeiter gewählt werden. Die übrigen sechs Mitglieder des Gremiums werden durch die Hauptversammlung gewählt. Auch hier spielen Erfahrung und Expertise ebenso wie die Unabhängigkeit eine wichtige Rolle. Die Amtsperiode der Aufsichtsratsmitglieder beträgt in der Regel fünf Jahre. Der Vorstand berichtet dem Aufsichtsrat regelmäßig zeitnah und umfassend über alle für das Unternehmen relevanten Fragen in Bezug auf die Geschäftsentwicklung, Risiken und die Planung und stimmt mit dem Aufsichtsrat die Strategien von ALTANA ab. Auch Fragen der Nachhaltigkeit werden regelmäßig im Rahmen von Aufsichtsratssitzungen diskutiert. Der Aufsichtsrat überwacht und berät den Vorstand in der Führung der Geschäfte. Zu den weiteren Aufgaben des Gremiums gehört die Billigung des Jahresabschlusses. Speziell definierte Geschäfte der Gesellschaft, wie beispielsweise wesentliche Akquisitionen und Desinvestitionen, bedürfen entsprechend eines Katalogs zustimmungsbedürftiger Geschäfte der Genehmigung durch das Gremium. 

Der Aufsichtsrat hat einen Prüfungsausschuss, einen Personalausschuss sowie den gemäß § 27 Absatz 3 Mitbestimmungsgesetz vorgeschriebenen Vermittlungsausschuss eingerichtet. Jeder der Ausschüsse besteht aus zwei Anteilseigner- und zwei Arbeitnehmervertretern. Vorsitzender des Personalausschusses und des Vermittlungsausschusses ist der Vorsitzende des Aufsichtsrats, Herr Dr. Klaus-Jürgen Schmieder. Den Vorsitz des Prüfungsausschusses hat seit der Hauptversammlung vom 15. März 2018 Herr Dr. Jens Schulte inne. Er verfügt über den nach Aktiengesetz erforderlichen Sachverstand auf dem Gebiet der Rechnungslegung und der Abschlussprüfung.

Für die Mitglieder des Vorstands und des Aufsichtsrats besteht eine Vermögensschaden-Haftpflicht-Gruppenversicherung („D&O“). Die Versicherung deckt das persönliche Haftungsrisiko für den Fall ab, dass die Vorstands- und Aufsichtsratsmitglieder bei der Ausübung ihrer Tätigkeit für Vermögensschäden in Anspruch genommen werden. Der Versicherungsvertrag sieht einen Selbstbehalt von zehn Prozent des Schadens, maximal das Eineinhalbfache der festen jährlichen Vergütung des Vorstands- bzw. Aufsichtsratsmitglieds pro Versicherungsjahr vor. Einzelheiten zur Vergütung von Vorstand und Aufsichtsrat finden Sie im Konzernabschluss auf Seite 76 f. 

Compliance

Das Vertrauen unserer Geschäftspartner und Kunden sowie der Öffentlichkeit in ein gesetzmäßiges und verantwortungsbewusstes Verhalten der ALTANA Gruppe und ihrer Mitarbeiter ist von entscheidender Bedeutung für den Erfolg und das Ansehen des Unternehmens. Daher hat Compliance für ALTANA einen sehr hohen Stellenwert.

Seit 2008 verfügt ALTANA über ein sogenanntes Compliance Management-System (CMS). Es soll helfen, die Einhaltung von Gesetzen, Vorschriften und internen Unternehmensregeln, deren Nichteinhaltung erhebliche Risiken für das Unternehmen darstellen können, sicherzustellen. Ziel des CMS ist es daher, die wesentlichen Risiken, die durch Gesetzes- und Regelverstöße entstehen können, zu identifizieren, dafür Sorge zu tragen, dass die Mitarbeiter über Inhalte und Bedeutung der für sie relevanten Gesetze und Regelungen geschult werden, und sicherzustellen, dass Maßnahmen getroffen werden, um Verstöße gegen Gesetze und interne Regelungen zu verhindern. 

Darüber hinaus soll durch das CMS sichergestellt werden, dass die erforderlichen Kontrollmechanismen implementiert werden, damit Gesetzes- und Regelverstöße aufgedeckt und abgestellt werden können. Das CMS umfasst insgesamt acht Compliance-Bereiche. Dazu gehören Korruption, Kartellrecht, Umwelt und Sicherheit, Personal, Zoll und Außenhandel, Datenschutz, Finanzberichterstattung und Steuern. 

Das ALTANA CMS folgt der ALTANA Struktur und ist dementsprechend dezentral aufgebaut. Die primäre Verantwortung für das regelkonforme Verhalten der einzelnen Tochtergesellschaften und ihrer Mitarbeiter tragen die lokalen Geschäftsführer und das lokale Management. Die ALTANA AG nimmt ihre Verantwortung zur Sicherstellung der Compliance wahr, indem sie einen Rahmen setzt, Kompetenzen und Tools zur Verfügung stellt, Plattformen und Foren für lokale Verantwortliche schafft, aber auch, indem sie konkrete Maßnahmen zur Sicherstellung der Compliance vom Management der Tochtergesellschaften einfordert oder hierfür Mindestanforderungen stellt, insbesondere durch konzernweit verbindliche Richtlinien. 

Der ALTANA Verhaltenskodex, der unternehmensweit gilt, enthält für alle Mitarbeiter verbindliche Regelungen zum verantwortungsvollen, ethischen und gesetzmäßigen Verhalten. Das gilt insbesondere in Bezug auf Korruption, Interessenkonflikte, Kartellrecht, Umweltschutz und Diskriminierung. Zusammen mit dem Unternehmensleitbild stellt der Verhaltenskodex eine Leitlinie für verantwortliches unternehmerisches Handeln dar. Der Verhaltenskodex und das Unternehmensleitbild sind auf der Internetseite von ALTANA unter www.altana.de veröffentlicht. Die Mitarbeiter von ALTANA werden bereits seit 2010 mithilfe eines
E-Learning-Programms über die Inhalte des Verhaltenskodex und weitere Compliance-relevante Fragestellungen, wie beispielsweise Korruption und Bestechung sowie wettbewerbsrechtliche Fragen, geschult. Im Jahr 2018 absolvierten insgesamt etwa 4.200 Mitarbeiter das Schulungsprogramm zum Verhaltenskodex. 

Darüber hinaus wurden für jeden Compliance-Bereich weitere spezifische Maßnahmen entwickelt und implementiert, um die Einhaltung von Gesetzen und internen Regelungen sicherzustellen. Hierzu gehört beispielsweise ein IT-gestütztes System, mit dessen Hilfe Geschäftspartner, die die ALTANA AG und ihre Tochtergesellschaften vertriebsseitig oder bei der Zusammenarbeit mit Behörden unterstützen, auf potenzielle Compliance-Risiken untersucht werden.

Ein weiteres wichtiges Element zur Sicherstellung der Wirksamkeit des CMS ist die Arbeit der Internen Revision. Seit einigen Jahren werden regelmäßig spezifisch entwickelte Compliance-Prüfungen bei ALTANA und den Tochtergesellschaften durchgeführt. 

Mit der ALTANA Compliance Hotline stellt ALTANA ein weiteres zentrales Mittel zur Sicherstellung der Compliance zur Verfügung. Sie gibt Mitarbeitern, aber auch externen Dritten die Möglichkeit, gegebenenfalls anonym Hinweise über gesetzeswidriges Verhalten zu melden. 

Einmal jährlich erhält der Prüfungsausschuss einen schriftlichen Bericht über die Compliance, der in einer Sitzung des Gremiums ergänzend vorgestellt und diskutiert wird. Der Bericht gibt einen Überblick über die für jeden Compliance-Bereich identifizierten Risiken und die durchgeführten sowie die geplanten Maßnahmen zur Weiterentwicklung des Systems. Auch über Compliance-Verstöße wird dem Prüfungsausschuss berichtet.

ALTANA ist der UN-Initiative „Global Compact“ beigetreten, deren Mitglieder sich freiwillig zur Beachtung von Sozial- und Umweltstandards sowie zum Schutz der Menschenrechte verpflichtet haben. Mit dem Beitritt zu Global Compact hat sich ALTANA nicht nur zu den Prinzipien dieser Initiative bekannt, sondern generell zur Unterstützung und Förderung übergreifender UN-Ziele.